Qualche buona idea (banale?) per gestire una riunione

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Stamattina avevo giurato a me stessa, e promesso, che avrei esternato il mio disappunto sulla riunione di oggi.

Poi stasera, complice una cena e quattro chiacchiere con una amica, sono tornata a più miti consigli. Ma questo non mi solleva dalla promessa (fatta a me stessa) del condividere qui un paio di riflessioni sulla gestione delle riunioni.
Potranno sembrare considerazioni banali, ma forse non lo sono così tanto, se vedo sistematicamente il verificarsi di certe situazioni.

Il precedente: stamattina levataccia per una riunione presso una società veneta, per il “kick-off meeting” di una importante commessa relativa ad una pianificazione territoriale.
La riunione era convocata per le 10.00 del mattino (noi arriviamo con 15 minuti di anticipo).
I primi membri compaiono intorno alle 10.30.
I successivi 30 minuti sono spesi per preparare la sala riunioni, approntando i collegamenti per la call-conference (fallita) per le persone che non potevano essere presenti.
Io inizio ad innervosirmi.
Ma mi devo trattenere per non distruggere un rapporto professionale collaudato.
Finalmente la riunione inizia e si parte con slide, dettagli ed esame degli indici delle relazioni.

Una precisazione: il gruppo di lavoro era già collaudato. La new-entry eravamo noi.
Nessuno ci ha presentato i membri partecipanti alla riunione, specificando il loro ruolo.
Nessun inquadramento generale della commessa, a sorta di riepilogo e di controllo dello “stato di fatto” (con successiva discesa nei dettagli).

Una riunione che ho faticato a seguire, cercando di comprendere il senso e gli obiettivi degli argomenti trattati.
Una riunione che era una profusione di dettagli e di presupposizioni.

Alla fine della giornata (che comunque ha successivamente preso una piega leggermente diversa, dopo una falsa partenza), sulla strada verso casa, ho riflettuto e sono rimasta perplessa dalla ovvietà delle cose non fatte.
Eppure si tratta di una sorta di check-list abbastanza nota:
iniziare la riunione puntuali (nel rispetto dei partecipanti, a maggior ragione se arrivano da lontano);
arrivare qualche minuto (abbondante) prima per allestire la sala e controllare che tutti i dispositivi elettronici funzionino;
presentare i partecipanti (brevemente), illustrando il loro ruolo (rifarlo quando c’è qualche nuovo ingresso).
E – cosa molto importante – far gestire la riunione a chi è capace di farlo: un capo-branco in grado di tenere il branco assieme, in carreggiata, controllando che non ci siano inutili divagazioni che comportino dispendio di tempo ed energie.

Sono tutte cose ampiamente note, ma che forse non vengono tenute in sufficiente considerazione visto il costante assistere a riunioni dall’andamento frammentato.

Speriamo in una prossima occasione più organizzata.
Confido in una seconda possibilità…

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