Priorità e organizzazione

Ho ascoltato di recente uno degli audiolibri di Claudio Belotti, “Impara a gestire meglio il tuo tempo per essere più felice“, e ho trovato strumenti utili e spunti di riflessione su quanto vedo accadere nell’ambiente lavorativo.

Infatti sembra che stabilire un elenco delle priorità (una sorta di “to do list”) sia la cosa più difficile dell’universo.

Comprendo che possa essere un compito che, una volta stabilito, incontri delle difficoltà nell’essere eseguito (a causa di urgenze che arrivano improvvise e che passano davanti all’elenco delle precedenze come una sorta di “Codice Rosso” da Pronto Soccorso), ma vedere che lavori che hanno una effettiva urgenza di chiusura ed evasione, vengano sistematicamente rimandati e finiscano in fondo alla lista, mi lascia ogni volta sconcertata.

Analizzando dall’esterno alcune situazioni che mi trovo a sperimentare, ho l’impressione che possano essere tre i motivi sostanziali di tale mancanza:

1. incapacità gestionale/mancanza di focus;
2. disinteresse per l’argomento;
3. paura.

L’incapacità gestionale è l’incapacità organizzativa: non si è in grado di stabilire priorità. La mancanza di focus è strettamente connessa: se non si ha chiaro in testa quali sono le cose più importanti da fare (una priorità di obiettivi di importanza via-via decrescente), non si è focalizzati su quali sono le cose che devono essere fatte prima (compiti che una volta fatti sgombrerebbero il campo e offrirebbero un ulteriore spazio di manovra/operativo e di tempi per potere svolgere i compiti successivi).

L’ordine delle priorità non è soggetto a leggi universali incontrovertibili: può essere stabilito un ordine sulla base di tempistiche di consegna, di impegno di energie, di importanza, di antipatia (personalmente cerco di fare prima le cose più rognose, in modo da togliere di mezzo gli ostacoli più difficili, e lasciare poi il campo ad impegni più piacevoli e divertenti). Possono essere tanti i metodi di classificazione e vanno fatti, altrimenti si viene travolti dalla corrente e si lavora in modo discontinuo, estremamente frammentato ed estremamente stancante.

Una seconda possibilità di disorganizzazione è il disinteresse: quel determinato compito (o compiti) non incontra il proprio interesse, quindi lo si rimanda all’infinito. Nel qual caso forse conviene valutare seriamente se, la prossima volta, conviene farsi carico di quella incombenza di cui non si è interessati. Se la risposta è affermativa (per svariati motivi), va fatto uno sforzo per inserirla nell’elenco, magari come compito “rognoso” e quindi da evadere in primissima battuta.

La paura è forse un elemento scarsamente considerato ma molto presente (a livello profondo): la paura di dire di no.

Soddisfare le richieste che arrivano in tempo reale diventa prioritario, desiderando far vedere alla controparte la propria rapidità di risposta (volendo trasmettere un messaggio di efficienza) e la propria disponibilità.

Purtroppo questo comporta, oltre alla discontinuità e frammentazione, anche un peggiornamento della qualità lavorativa in termini di tempo impiegato, a scapito della qualità della vita.

Avendo sperimentato personalmente quanto sia caotico e sfiancante lavorare seguendo le esigenze altrui ed il proprio lato emotivo, ho iniziato ad applicare gli ordini di priorità, ignorando l’ansia che mi prendeva del “volere risolvere tutto e subito, accontentando tutti” (il solito indice referenziale esterno, su cui sto lavorando) e stabilendo delle precise gerarchie.

Questo non vuol dire che se si presenta una emergenza non viene considerata perchè deve essere seguito l’ordine draconiano stabilito in precedenza; deve essere valutata nella sua giusta misura (in tempi possibilmente brevi) ed – eventualmente – affrontata.

Dire di no non è una tragedia. Magari la controparte non ci fa caso e/o paradossalmente apprezza il tuo operato (consiglio un libro molto bello di William Ury, “Il No positivo“, edito da Tea Pratica).

Mi rendo perfettamente conto che per chi ha sempre lavorato seguendo la corrente, o le sue pulsioni emotive, cambiare strategia non è facile.

Ma è un salto di qualità che va fatto: si guadagna in qualità lavorativa, in qualità del lavoro prodotto ed in qualità di vita.

Magari, come dice Claudio Belotti (giustamente secondo me), si lavora in maniera più efficace, trovando anche più tempo da dedicare a se stessi.

Provare non costa nulla. All’inizio si fa un po’ di fatica (come per tutte le nuove abitudini che si devono acquisire), ma i vantaggi sulla lunga scadenza ripagano della fatica iniziale.